Cena informačního systému na míru: Klíč k úsporám držíte vy!
Pro mnoho firem je informační systém na míru (IS) zásadním nástrojem pro efektivní řízení procesů, dat a zdrojů. Ať už jde o CRM, ERP, systém pro správu zakázek nebo HR platformu, otázka "Kolik stojí informační systém na míru?" je vždy na prvním místě. Odpověď není univerzální, ale je zde jedna klíčová zpráva: cenu informačního systému na míru nejvíce ovlivníte vy sami. Jako hluboký znalec vlastního businessu jste totiž v pozici hlavního architekta projektu.
Proč jste hlavním architektem vašeho IS projektu?
Vaše detailní znalost firemních procesů, specifických potřeb zaměstnanců a strategických cílů firmy vám dává jedinečnou kontrolu nad tím, jak komplexní a nákladný bude váš informační systém. Pojďme se podívat, jak můžete s těmito faktory pracovat:
1. Rozsah a komplexnost funkcí: Váš hlavní nástroj pro optimalizaci nákladů
Toto je zdaleka největší cenotvorný faktor a zároveň oblast, kde máte největší prostor pro úspory. Čím více modulů a složitějších funkcí budete chtít, tím vyšší bude cena.
Zjednodušující předpoklady – úspora až 90 %: Namísto pokusu vtěsnat do první verze IS všechny možné funkce, zaměřte se na Minimum Viable Product (MVP) nebo "fáze 1". Položte si otázku: "Které procesy jsou kritické a musí být digitalizovány hned? Co nám přinese největší úsporu času/nákladů v první fázi?" Často stačí jen základní moduly, které digitalizují klíčové operace. Například, namísto plně automatizovaného HR systému s mnoha integracemi, začněte s modulem pro správu docházky a dovolených. Tímto fázovaným a pragmatickým přístupem můžete snížit počáteční náklady na projekt o 90 %! Mnoho úspěšných systémů začínalo s malým rozsahem a postupně se rozšiřovalo.
2. Míra integrace a kvalita provedení: Pohyblivost o jeden řád
Jako architekt si můžete definovat, jakou úroveň integrace a preciznosti provedení váš informační systém skutečně potřebuje v první fázi. Potřebujete hned plně automatizovanou integraci s deseti externími systémy a špičkový uživatelský zážitek pro všechny moduly? Nebo vám stačí pro začátek ruční export/import dat u některých méně kritických procesů?
Funkční spolehlivost vs. korporátní "dokonalost": Můžete se rozhodnout pro systém, který je primárně funkční a spolehlivý, i když třeba některé vizuální prvky nejsou absolutně perfektní, nebo procesy nejsou plně automatizované od prvního dne. Odložení některých komplexních integrací nebo zdokonalování uživatelského rozhraní do dalších fází, pokud nejsou kritické pro okamžitý přínos, může snížit cenu projektu o další řád.
3. Vužijte sdílených komponent. Řádová úspora
Navrhněte použití sdílených komponent. Použití už existujíích kousků kódu zjednodušuje práce naprosto zásadně. Skutečně musíme mít všechno po svém?
4. Hodinová sazba vývojářů: Vliv "jen" o ±30 %
Hodinová sazba vývojářů, ať už interních nebo externích, je samozřejmě součástí rozpočtu. Různé týmy a lokality mají různé sazby. Nicméně, tento faktor ovlivní celkovou cenu jen o plus minus 30 %.
Hodnota za peníze: Levná hodinová sazba nemusí nutně znamenat celkově levnější konečnou cenu, pokud vede k delšímu vývoji, více chybám nebo vyšším nárokům na váš čas při řízení projektu. Vždy zvažte poměr cena/výkon a zkušenosti týmu vzhledem k ceně.
5. Použijte stavebnici - a další řád dolů
Použijte framework (softwarová stavebnice) který je pro tvorbu IS určen. Jeden takový framework pro tvorbu IS mám tu, je ale je i několik jiných.
Jak můžete vy sami ovlivnit cenu třeba o dva řády?
Klíč k optimalizaci nákladů na informační systém na míru leží ve vašich rukou. Když budete aktivním "architektem" projektu a zaměříte se na:
- Maximální zjednodušení počáteční verze a fázování projektu (MVP přístup, zjednodušující předpoklady) – úspora až 90 %.
- Definici potřebné kvality a míry integrace v první fázi (funkční, ale ne nutně absolutně dokonalé řešení) – úspora dalšího řádu.
- Vyžití stavebnice určení pro IS Efektivní řešení problému – úspora dalšího řádu.
Spojením těchto dvou přístupů můžete snížit celkovou cenu informačního systému na míru klidně o dva řády! Systém, který by v plné, vysoce integrované a perfektně vyladěné verzi stál miliony, můžete v základní, funkční MVP verzi postavit za zlomek.
Další faktory ovlivňující cenu IS:
- Analýza a konzultace: Důkladná předprojektová analýza je klíčová, ale její rozsah ovlivňuje cenu.
- Technologická platforma: Výběr konkrétních technologií (databáze, programovací jazyky, cloud) má dopad na složitost a cenu.
- Školení uživatelů: Náklady na zaškolení zaměstnanců.
- Migrace dat: Přenos stávajících dat do nového systému.
- Údržba a podpora: Dlouhodobé náklady na provoz, aktualizace a odstraňování chyb.
- Bezpečnostní audit: Zajištění robustní bezpečnosti systému.
Orientační ceny
Když si jdete koupit do autosalonu nové auto, máte už nějaká očekávání ohledně jeho pořizovací ceny. Je totiž spousta infulencerů, kteří dělají na auta recenze a uvádějí tam i ceny. U informačních systémů na míru není nic takového jako běžné zveřejňování cen ve veřejném prostoru. Firmy tak nemohou mít ani řádovou představu, jaká je cena software a kam se až může cena softwarového díla vyšplhat. Právě pro jsem si dal práci a vytvořil tabulku níže.
| Rozsah a typ IS | Popis | Co je v ceně | Rozsah ceny v tisících Kč |
|---|---|---|---|
| Malé CRM | Zajímá vás jen základ: Chcete vědět co jste komu odpověděli na poptávku, jak probíhá veškerá komunikace se zákazníky, mít přehled o počtu a rozpracovanosti zakázek. | 5-10 Tabulek včetně možnosti editace(CRUD), přihlašování uživatelů. | 350-800 |
| Větší CRM | Když potřebuje mít kompletní přehled a navíc návaznosti na další informační systémy, případně na nějaký ERP. | 11 a více tabulek, včetně možnosti editace(CRUD), exporty a importy do jiných systémů, uživatelské role. | 800-2500+ |
| Malé ERP | Třeba potřebujete zpracovat data z několika málo strojů vašeho výrobního procesu. | 5-10 Tabulek včetně možnosti editace(CRUD), přihlašování uživatelů. | 500-1200 |
| Větší ERP | Máte složitější výrobní proces. Jste silně závislí na na dodavatelích, potřebujete i návaznosti na sklady, dodavatele, a logistiku. | 11 a více tabulek, včetně možnosti editace(CRUD), exporty a importy do jiných systémů, uživatelské role. | 1200-5000+ |
| Malé HR | Potřebujete evidovat základní informace o zaměstnancích, podklady pro výpočet mezd, BOZP, školení, … | 5-10 Tabulek včetně možnosti editace(CRUD), přihlašování uživatelů. | 300-700 |
| Větší HR | Je pro vás smysluplné zjednodušit úplně HR agendu. Máte návaznost na BOZP systémy (SAWAPP), na inzertní portály, … | 11 a více tabulek, včetně možnosti editace(CRUD), exporty a importy do jiných systémů, uživatelské role. | 700-2000+ |
| Malé sklady | Potřebujete evidovat informace o zboží, které do standardních řešení nejdou zapsat. Třeba několik šarží u každého produktu, logování teploty skladování, … | 5-10 Tabulek včetně možnosti editace(CRUD), přihlašování uživatelů. | 400-900 |
| Větší sklady | Máte statisíce a více skladových položek a potřebujete řešit i logistiku. | 11 a více tabulek, včetně možnosti editace(CRUD), exporty a importy do jiných systémů, uživatelské role. | 900-4000+ |
Tohle není zdaleka vyčerpávající výčet. Ještě nějaké příklady najdete na stránce o ceně mobilních aplikací nebo na stránce o ceně webových aplikací.
Důležité poznámky k cenám
Je důležité zdůraznit, že u informačních systémů je cena extrémně závislá na hloubce analýzy, složitosti procesů, které digitalizuje, a nutnosti integrací na další systémy (účetnictví, banky, státní správa atd.).
Získejte přesnou cenovou nabídku:
Pro konkrétní cenovou nabídku je nezbytná důkladná specifikace. Měla by obsahovat:
- Business cíle a problémy, které má IS řešit.
- Stávající procesy a data.
- Detailní seznam požadovaných modulů a funkcí s prioritami.
- Požadovaná míra integrace s jinými systémy.
- Počet a typ uživatelů.
- Časový rámec.
- Orientační rozpočet (pokud víte):
Ještě se pozastavím u posledního bodu. Vzhledem k výše uvedeným možnostem, jak cenu ovlivníte vy sami, je velmi praktické uvést orientační rozpočet. Tím dáváte vývojářům jasný mantinel a umožňujete jim navrhnout systém na míru, který se do vašeho rozpočtu vejde. Dobrý dodavatel vám navrhne nejefektivnější řešení s prioritami funkcí tak, aby odpovídalo vašim finančním možnostem, namísto toho, aby se snažil prodat vám maximum.
Kolik teda stojí informační systém pro naši firmu
Pokud jste si nyní už udělali jasno, zkuste využít mou online kalkulačku ceny informačního systému.
Závěr
Investice do informačního systému na míru je strategickým krokem. Díky aktivnímu přístupu k definici rozsahu a kvality projektu můžete získat efektivní řešení pro váš business za optimální cenu. Klíč k tomu, kolik bude Váš informační systém stát, držíte právě jen vy!